Разное

Актуальное на 22.09.2021

 

Архив документов компании

В любой организации существует масса необходимых документов, которые влияют на работу организации. Поэтому правильный документооборот крайне важен для любого вида деятельности. В каждой компании есть канцелярия, именно через нее проходят все документы.

Для того чтобы правильно хранить важные документы существует специальный реестр, распределяющий все документы по специальным делам или папкам, этот документ называется номенклатурой дел. Номенклатура дел – это перечень названий всех дел, которые будут использовать сотрудники компании, он заводится накануне нового календарного года. В течение года сотрудники формируют дела. В одно дело можно подшить не более 250 листов документов. В том случае если в одном деле более 250 документов, необходимо его разделить на отдельные тома. Каждый документ в деле должен быть прономерован. Затем составляется внутренняя опись дела, где записывается наименование каждого документа (для удобного поиска), далее папки прошиваются, получают свой порядковый архивный номер и отправляются на хранение. Все эти тонкости хорошо известны компаниям, которые предлагают услуги по архивной обработке документов.

Сроки хранения каждого дела индивидуальны, чем больше срок хранения – тем важнее документы, содержащиеся в нем. Когда истекает срок хранения дел, они уничтожаются. Для того чтобы уничтожить дела необходимо оформить акт уничтожения дел. Уничтожению подлежат только дела с коротким соком хранения до 10 лет. Исчисление этого срока происходит с 1 января следующего года. После того акт уничтожения дел составлен и подписан руководителем, делопроизводителем, а так же комиссией, созданной для этой процедуры, можно приступать к уничтожению документов, как правило – это сжигание.